Preventivo, scontrino o fattura elettronica: cosa dare al cliente

In un salone, a un cliente privato dai di norma il documento commerciale (il vecchio scontrino) emesso con il registratore telematico; sei obbligato a fare la fattura elettronica solo se il cliente la chiede, al più tardi al momento del pagamento; il preventivo non è un documento fiscale ma una proposta scritta, utile prima di un lavoro su misura come un pacchetto sposa. Se ti serve un preventivo puoi prepararlo in pochi minuti con il nostro generatore di preventivi, gratis e senza registrazione.

Questa guida spiega le regole generali per parrucchieri, barbieri ed estetisti. Per i casi particolari della tua attività chiedi sempre al tuo commercialista.

Il documento commerciale, cioè lo scontrino

Parrucchieri, barbieri ed estetisti lavorano in locali aperti al pubblico, e per i loro servizi la legge non chiede la fattura, a meno che il cliente non la chieda al più tardi al momento del pagamento (art. 22, comma 1, n. 4 del decreto IVA, DPR 633/1972).

Al posto della fattura c'è l'obbligo di memorizzare e trasmettere ogni giorno all'Agenzia delle Entrate gli incassi, i cosiddetti corrispettivi telematici: per tutti dal 1° gennaio 2020. Per ogni servizio pagato consegni al cliente il documento commerciale, che ha preso il posto dello scontrino e della ricevuta fiscale (Agenzia delle Entrate).

Puoi emetterlo in due modi:

• con un registratore telematico (RT), la cassa collegata all'Agenzia;
• con la procedura gratuita Documento commerciale online, nel portale Fatture e Corrispettivi dell'Agenzia: va bene se fai pochi scontrini al giorno e hai sempre una connessione internet (InformazioneFiscale).

Quando il cliente chiede la fattura

Se il cliente chiede la fattura prima di pagare, devi fargliela, ed è sempre una fattura elettronica, inviata al Sistema di Interscambio (SdI) dell'Agenzia. Puoi inviarla entro 12 giorni dalla data dell'operazione, che è la data scritta in fattura e, per un servizio, di norma quella del pagamento: conta anche per acconti e pacchetti pagati in anticipo (Fiscozen).

Cliente privato. Oltre ai suoi dati ti serve il codice fiscale. Nel campo «codice destinatario» scrivi 0000000: il cliente può trovare la fattura nella sua area riservata sul sito dell'Agenzia, se ha aderito al servizio di consultazione, e tu devi comunque dargli una copia, su carta o in PDF (ecnews). Il cliente può rinunciare alla copia (art. 1, comma 3, del decreto legislativo 127/2015).

Azienda o professionista con partita IVA. Per esempio un'azienda che ti chiede trucco e acconciatura per un evento. Ti servono ragione sociale, indirizzo, partita IVA e il codice destinatario di 7 caratteri. Se ti dà solo un indirizzo PEC, scrivi 0000000 come codice e compili la PEC; se non ti dà nessuno dei due, la fattura arriva comunque nella sua area riservata (Fiscozen).

Chiedi questi dati solo a chi vuole la fattura: agli altri clienti non servono.

Scontrino e fattura per lo stesso servizio?

Se emetti la fattura al momento del pagamento, non devi emettere anche il documento commerciale. Lo ha chiarito l'Agenzia nella circolare 3/E del 21 febbraio 2020 (nota di sintesi).

Se invece hai già emesso il documento commerciale e poi fai la fattura per lo stesso servizio, la fattura deve richiamare il documento commerciale, così l'incasso non viene contato due volte: lo prevedono la stessa circolare e le FAQ dell'Agenzia (n. 45). Come farlo in pratica dipende dalla tua cassa e dal tuo programma di fatturazione: chiedi al commercialista o all'assistenza del registratore.

Se sei in regime forfettario

Le regole sopra valgono anche per te. Tre cose da sapere:

• Fattura elettronica per tutti. Dal 1° gennaio 2024 anche i forfettari devono emettere fatture elettroniche, qualunque sia il loro fatturato (InformazioneFiscale).
• Niente IVA. La fattura non ha IVA e riporta la frase che spiega perché, indicata dal tuo commercialista.
• Imposta di bollo. Sulle fatture senza IVA di importo superiore a 77,47 euro si applica l'imposta di bollo di 2 euro, indicata in fattura e versata online ogni trimestre. L'Agenzia calcola gli importi in base alle fatture inviate; se nei primi due trimestri il totale non supera 5.000 euro, il pagamento può slittare al 30 novembre (Studio Pizzano).

Il POS collegato alla cassa

Dal 2026 il POS con cui incassi le carte deve essere abbinato al registratore telematico, e l'abbinamento va comunicato all'Agenzia: lo prevede la legge di bilancio 2025 (legge 207/2024, art. 1, commi 74-77). Il servizio dell'Agenzia per comunicare il collegamento è aperto dal 5 marzo 2026 (comunicato dell'Agenzia), e per i POS già in uso a gennaio 2026 la scadenza era il 20 aprile 2026 (Leggioggi).

Se attivi un POS nuovo o lo cambi, il collegamento va comunicato dal 6 all'ultimo giorno lavorativo del secondo mese dopo l'attivazione: per un POS attivato a marzo, nel mese di maggio a partire dal 6. Anche chi usa Documento commerciale online comunica l'abbinamento con lo stesso servizio, nella propria area riservata.

Il preventivo

Il preventivo è una proposta scritta: dice al cliente cosa farai, a che prezzo e fino a quando vale l'offerta. Non è una fattura né un documento commerciale, quindi non lo trasmetti all'Agenzia; ma quando il cliente lo accetta diventa un accordo tra voi, e l'accettazione può essere anche implicita, con un comportamento invece che con una firma (Money.it).

In un salone serve soprattutto per:

• trucco e acconciatura sposa, con prove, servizio il giorno del matrimonio e invitate;
• pacchetti di trattamenti, per esempio un percorso viso o corpo in più sedute;
• eventi e servizi fuori sede, come set fotografici o sfilate;
• lavori per aziende, che vogliono un'offerta scritta prima di ordinare.

Scrivi sempre i servizi compresi, il prezzo finale, eventuali acconti e la data entro cui l'offerta vale. Quando il servizio è fatto e pagato, emetti il documento commerciale oppure la fattura, come per qualsiasi altro servizio.

Un riepilogo

• Cliente privato che paga un servizio: documento commerciale.
• Cliente che chiede la fattura prima di pagare: fattura elettronica, senza documento commerciale.
• Fattura per un servizio già scontrinato: fattura che richiama il documento commerciale, per non contare l'incasso due volte.
• Lavoro su misura da concordare prima: preventivo, poi documento commerciale o fattura al pagamento.

Dal 1° gennaio 2027 le regole sull'IVA passano nel nuovo testo unico IVA (decreto legislativo 10/2026), che le riordina: i riferimenti agli articoli citati qui passeranno agli articoli corrispondenti del nuovo testo (Finanza e Fisco).